Jakie dokumenty są zazwyczaj wymagane do kredytu obrotowego?

Dokumenty do kredytu obrotowego są jednym z kluczowych elementów procesu ubiegania się o finansowanie bieżącej działalności firmy. Bank, zanim podejmie decyzję kredytową, musi ocenić:

• sytuację finansową przedsiębiorstwa,
• jego zdolność do spłaty zobowiązania,
• historię działalności,
• poziom zadłużenia,
• strukturę należności i zobowiązań oraz
• cel wykorzystania środków.

Kredyt obrotowy może służyć finansowaniu zapasów, zakupowi towarów i materiałów, regulowaniu zobowiązań wobec dostawców, finansowaniu kontraktów, utrzymaniu płynności albo pokryciu przejściowych niedoborów gotówki. Ponieważ jest to produkt związany z bieżącą działalnością operacyjną, bank szczególnie dokładnie analizuje realne przepływy pieniężne firmy. W praktyce wygląda to tak, że bank przy większych kwotach finansowania takich jak 500 tyś zł +, chce otrzymać informację na co te środki zostaną dokładnie przeznaczone. Wielokrotnie spotykamy się z zastosowaniem rozwiązania w którym klient przekazuje do banku faktury które chce zapłacić z kredytu, a bank dopiero wtedy uruchamia środki na rachunek bankowy spółki.

Dlaczego bank wymaga dokumentów do kredytu obrotowego?

Bank nie udziela kredytu obrotowego wyłącznie na podstawie deklaracji przedsiębiorcy. Instytucja finansowa musi sprawdzić, czy firma faktycznie potrzebuje finansowania, czy posiada zdolność kredytową i czy będzie w stanie terminowo obsługiwać zadłużenie. Kredyt obrotowy ma zostać wykorzystany do rozwoju działalności firmy i zwiększenia przychodów. Bank ocenia czy rzeczywiście taka szansa istnieje dlatego oczekuje od wnioskodawcy prognozę przychodów i kosztów na czas udzielenia kredytu.

Dokumenty do kredytu obrotowego pozwalają bankowi odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• czy firma generuje wystarczające przychody,
• czy działalność jest rentowna,
• czy przedsiębiorstwo ma płynność finansową,
• czy należności są realnie ściągalne,
• czy zobowiązania nie są zbyt wysokie,
• czy firma terminowo spłaca wcześniejsze kredyty,
• czy środki z kredytu zostaną przeznaczone na właściwy cel,
• czy zabezpieczenia są wystarczające.

Dobrze przygotowana dokumentacja skraca czas analizy i zwiększa wiarygodność firmy w oczach banku. Z naszego doświadczenie wynika, że bank oczekuje od firmy krótkiego opracowania odpowiadającego na wszystkie powyższe pytania oraz prezentującego cele krótko i długoterminowe przedsiębiorcy. W kolejnej publikacji zaprezentujemy strukturę takiego opracowania.

Podstawowe dokumenty rejestrowe firmy

Pierwszą grupą dokumentów są dokumenty rejestrowe, które potwierdzają status prawny przedsiębiorstwa. Bank musi wiedzieć, kto ubiega się o finansowanie, kto reprezentuje firmę i czy działalność jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zależności od formy prawnej działalności bank może wymagać:

• odpisu z KRS albo wpisu do CEIDG,
• numeru NIP i REGON,
• umowy spółki lub statutu,
• informacji o wspólnikach, udziałowcach lub akcjonariuszach,
• dokumentów potwierdzających sposób reprezentacji,
• uchwały o zaciągnięciu kredytu, jeżeli jest wymagana,
• dokumentów tożsamości osób reprezentujących firmę.

W przypadku spółek bank sprawdza również, czy osoba podpisująca wniosek i umowę kredytową ma prawo do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Dokumenty finansowe do kredytu obrotowego

Najważniejszą grupą dokumentów są dokumenty finansowe. To na ich podstawie bank ocenia zdolność kredytową, rentowność, płynność i poziom zadłużenia firmy.

W zależności od formy księgowości bank może wymagać:

• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• sprawozdania finansowego za ostatni rok lub kilka lat,
• aktualnych danych finansowych za bieżący rok,
• księgi przychodów i rozchodów (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej),
• ewidencji przychodów (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej),
• deklaracji podatkowych PIT lub CIT,
• deklaracji VAT,
• zestawienia przychodów i kosztów,
• informacji o amortyzacji,
• danych o wyniku finansowym za ostatnie miesiące.

Firmy prowadzące pełną księgowość zwykle przedstawiają bilans oraz rachunek zysków i strat. Firmy na uproszczonej księgowości mogą być proszone o KPiR, ewidencję przychodów, deklaracje podatkowe i dodatkowe zestawienia przygotowane przez księgowość. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bardzo ważna jest też część opisowa sprawozdania finansowego w której są wyjaśnione najważniejsze wydarzenia w trakcie roku obrotowego. Często bank dopytuje o pozycje w rachunku zysków i strat oraz bilansie które wzbudzają wątpliwości analityka kredytowego.

Wyciągi z rachunków bankowych

Przy kredycie obrotowym duże znaczenie mają wyciągi z rachunków firmowych. Bank analizuje nie tylko formalne wyniki finansowe, ale również faktyczne przepływy gotówkowe.

Wyciągi bankowe pokazują:

• regularność wpływów,
• sezonowość sprzedaży,
• strukturę płatności,
• poziom obrotów,
• korzystanie z limitów,
• terminowość regulowania zobowiązań,
• ewentualne zajęcia egzekucyjne,
• zachowanie firmy w okresach niższej płynności.

W przypadku kredytu w rachunku bieżącym historia rachunku może mieć szczególne znaczenie, ponieważ bank chce ocenić, czy firma będzie w stanie na bieżąco odnawiać wykorzystany limit.

Zestawienie należności i zobowiązań

Bardzo ważnym dokumentem do kredytu obrotowego jest zestawienie należności i zobowiązań. Kredyt obrotowy często finansuje lukę pomiędzy koniecznością zapłaty dostawcom a terminem otrzymania środków od klientów.

Bank może poprosić o:

• strukturę należności według terminów płatności,
• listę największych odbiorców,
• poziom należności przeterminowanych,
• strukturę zobowiązań wobec dostawców,
• listę największych wierzycieli,
• harmonogram płatności,
• informacje o sporach z kontrahentami.

Dla banku znaczenie ma nie tylko wartość należności, ale również ich jakość. Jeżeli duża część należności jest przeterminowana albo pochodzi od jednego kontrahenta, bank może uznać sytuację za bardziej ryzykowną.

Dokumenty dotyczące celu finansowania

Bank może wymagać dokumentów potwierdzających cel, na jaki firma chce przeznaczyć kredyt obrotowy. Szczególnie dotyczy to kredytów nieodnawialnych, finansowania kontraktów lub większych kwot.

Przykładowe dokumenty potwierdzające cel finansowania to:

• faktury pro forma,
• zamówienia od klientów,
• umowy z kontrahentami,
• kontrakty handlowe,
• kosztorysy,
• zestawienia zapasów,
• plany zakupowe,
• harmonogram realizacji kontraktu,
• dokumenty dotyczące sezonowego zapotrzebowania na kapitał.

Jeżeli firma ubiega się o kredyt na finansowanie konkretnego kontraktu, bank będzie chciał zobaczyć, kto jest zamawiającym, jaka jest wartość umowy, jakie są terminy płatności i jakie koszty firma musi ponieść przed otrzymaniem wynagrodzenia. Krótko mówiąc bank kontroluje na co zostaną przeznaczone pieniądze w szczególności wtedy gdy jedynym zabezpieczeniem kredytu jest poręczenie majątkowe właściciela, a nie twarde zabezpieczenie jak np. hipoteka na nieruchomości.

Dokumenty dotyczące aktualnego zadłużenia

Bank analizuje również obecne zobowiązania finansowe przedsiębiorstwa. Chce wiedzieć, jakie kredyty, leasingi, pożyczki, gwarancje i limity firma już posiada.

Najczęściej wymagane są:

• zestawienie kredytów i pożyczek,
• harmonogramy spłat,
• umowy leasingowe,
• informacje o limitach w rachunku bieżącym,
• informacje o gwarancjach bankowych,
• dane o poręczeniach,
• zaświadczenia o saldzie zadłużenia, jeżeli bank ich wymaga.

Zbyt wysokie zadłużenie może obniżyć zdolność kredytową firmy, nawet jeżeli przedsiębiorstwo osiąga wysokie przychody.

Zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego

Bank zawsze wymaga zaświadczeń o niezaleganiu wobec ZUS i urzędu skarbowego. Nie zawsze są one wymagane na samym początku procesu, ale często pojawiają się na etapie finalnej decyzji kredytowej lub uruchomienia finansowania. Od 2009 roku jeszcze nie spotkaliśmy się z sytuacją w której bank nie wymagał zaświadczeń.

Zaległości publicznoprawne mogą być dla banku sygnałem problemów płynnościowych. Jeżeli firma ma rozłożone zobowiązania na raty albo zawarte układy z urzędem, warto od razu przygotować dokumenty potwierdzające warunki spłaty.

Dokumenty dotyczące zabezpieczeń

Jeżeli bank wymaga zabezpieczenia kredytu obrotowego, potrzebne będą dokumenty dotyczące przedmiotu zabezpieczenia. Zakres dokumentów zależy od rodzaju zabezpieczenia.

Przy hipotece bank może wymagać księgi wieczystej, operatu szacunkowego, dokumentów własności, wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów oraz informacji o obciążeniach nieruchomości.

Przy cesji należności potrzebne mogą być umowy z kontrahentami, faktury, potwierdzenia sald i dokumenty pokazujące jakość należności.

Przy zastawie na zapasach lub środkach trwałych bank może wymagać listy składników majątku, dokumentów zakupu, wyceny, polis ubezpieczeniowych oraz informacji o miejscu przechowywania przedmiotu zabezpieczenia.

Prognozy finansowe i analiza przepływów pieniężnych

Przy większych kwotach kredytu obrotowego bank może oczekiwać prognoz finansowych. Nie chodzi wyłącznie o pokazanie przychodów i zysków, ale przede wszystkim o wykazanie, że firma będzie miała środki na obsługę zadłużenia.

Przydatne mogą być:

• prognoza przychodów i kosztów,
• plan przepływów pieniężnych,
• analiza sezonowości,
• plan spłaty kredytu,
• prognoza należności i zobowiązań,
• opis zapotrzebowania na kapitał obrotowy.

Dobrze przygotowana prognoza pokazuje bankowi, że przedsiębiorca rozumie swoją płynność i nie traktuje kredytu jako przypadkowego źródła gotówki, lecz jako narzędzie finansowania cyklu operacyjnego.

Jak przygotować dokumenty do kredytu obrotowego?

Największym błędem jest składanie dokumentów niekompletnych, niespójnych lub nieaktualnych. Jeżeli dane w sprawozdaniu finansowym, deklaracjach podatkowych, wyciągach bankowych i zestawieniach księgowych nie są ze sobą zgodne, bank może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia, co wydłuża proces.

Warto przygotować dokumenty w sposób uporządkowany, najlepiej w kilku grupach:

• dokumenty rejestrowe,
• dokumenty finansowe,
• dokumenty podatkowe,
• wyciągi bankowe,
• należności i zobowiązania,
• dokumenty dotyczące celu finansowania,
• dokumenty dotyczące zabezpieczeń,
• prognozy i wyjaśnienia biznesowe.

Przy większych wnioskach pomocne jest również krótkie memorandum finansowe, które wyjaśnia, dlaczego firma potrzebuje kredytu, jaką kwotę chce pozyskać, na jaki okres i z jakich źródeł będzie spłacać zobowiązanie.

Najczęstsze błędy w dokumentacji kredytowej

Do najczęstszych błędów należą brak aktualnych danych finansowych, niepełne zestawienie zobowiązań, brak wyjaśnienia spadku przychodów, nieopisane należności przeterminowane, niezgodność kwoty kredytu z realnym zapotrzebowaniem firmy oraz brak dokumentów potwierdzających cel finansowania.

Problemem może być także zbyt ogólne podejście do wniosku. Bank chce widzieć konkretną logikę finansowania: po co firmie kredyt, dlaczego właśnie w tej wysokości, jak długo będzie potrzebny i w jaki sposób zostanie spłacony.

Podsumowanie

Dokumenty do kredytu obrotowego pozwalają bankowi ocenić zdolność kredytową firmy, jakość jej przepływów pieniężnych, poziom zadłużenia, cel finansowania oraz zabezpieczenia. Najczęściej wymagane są dokumenty rejestrowe, finansowe, podatkowe, wyciągi bankowe, zestawienia należności i zobowiązań, informacje o aktualnych kredytach oraz dokumenty dotyczące zabezpieczeń.

Im lepiej przygotowany pakiet dokumentów, tym sprawniejszy proces analizy kredytowej. W przypadku kredytu obrotowego bank szczególnie dokładnie patrzy na płynność przedsiębiorstwa, regularność wpływów, jakość należności i realne zapotrzebowanie na kapitał. Dlatego profesjonalne przygotowanie dokumentacji może znacząco zwiększyć szanse na uzyskanie finansowania i poprawić jakość rozmów z bankiem.

Nasze publikacje na temat finansowania: